1         概述

企业物资的流转过程包括物资流入之前的计划与采购、物资的流入、物资存库和物资的流出四个环节。物资的流转不仅仅与仓库业务有着紧密的联系，它还与企业的应收应付、工程成本和支出成本等多方面密切相关。科学的物流管理系统不应该仅仅局限于仓库业务的管理，即“进销存”管理，更应该是对资本性支出成本、维护成本、计划采购和往来业务过程的控制和管理。

《远光物流管理综合信息系统（2006版）》是远光软件股份有限公司依托多年电力行业开发与服务经验，研制开发出的一套专业服务于电力行业的物流管理系统。系统涵盖了申请、平库、计划、采购、合同、库存、市场、招标等主要业务，突出了内部控制管理、流程管理以及企业各部门之间、企业与供应商、客户之间的管理。

系统对物资的流转过程进行了全面的控制与管理。当企业越来越注重物资的“量出为入”，根据企业部门提出的物资申请，采用何种计划和采购方式，以满足其对物资品种和数量的需求，这使得物资流转的计划与采购环节显得尤为重要。当企业的仓库物资体系日趋庞大，日常业务量大大增加时，系统的数据存储处理机制可以高效地进行大数据量处理，提高数据的存储效率；数据安全保护机制可以确保数据的完整性和准确性。

2         开发背景

自1997年推出第一款物资管理系统，远光公司至今共推出三款物资管理系统。从物资到物流的系统名称的变化足以证明客户对物资管理需求的不断扩大，除了简单的物资“进销存”管理之外，客户目前更需要一个能对申请、计划、采购、仓库等各个方面进行全面管理的系统。

系统功能的变化和系统版本的更迭，不仅满足了用户当前的需求，而且使得系统更为专业，极大地提升了系统处理事务和解决问题的能力。

系统推翻了以往版本的设计风格，以全新的软件设计理念，经过充分的市场调研及需求分析、缜密的软件设计、严谨的软件开发和周全的系统测试，耗时两年打造了这款2006版远光物流管理综合信息系统。

系统开发工作的顺利进行，得益于远光公司对市场和客户的专注，及公司经验丰富的开发队伍，更得益于公司与客户之间长期良好的合作伙伴关系。

3         管理难点

3.1     如何实时的了解仓库物资信息

企业对一个事物的管理优劣很大程度上取决于掌握该事物信息的速度。当然，同样重要的是掌握信息后的反应速度。从这一点上来说，在建立了科学、合理的物流管理机制之后，企业需要有一个合适的系统工具，使其真正意义上了解物资在物流的各个环节中的实时信息，如库存数据、出入库数据、需求数据等，以协助完成企业的物流管理。

3.2     如何有效监控物资采购过程

如何及时、准确地制定采购计划，“量出为入”，这是企业在进行物资采购之前面临的一个问题。在进行采购时，企业需要对多个直接或间接影响采购物资成本的因素进行控制，如采购价格、采购数量、供应商和采购物资的质量等，如何对供应商进行科学、及时、准确的评估，如何有效控制采购价格，如何保证采购物资的质量，这些问题必然要面对。同样，如何对签订的采购合同进行有效监管，也是企业需要借助电子化手段解决的一个问题。

3.3     如何实现物资流转的全程管理

物资流转是一个涉及方面广、影响因素众多的复杂过程，单纯的手工方式或者简单的电子化“进销存”管理方式已经很难实现对某个物资从计划采购到最终流出仓库的全程管理了。更为重要的是，在整个过程的各个环节里，必须提取、收集企业管理人员需要的信息，以方便管理人对物资的库存等情况做出判断，支持决策。

3.4     如何进行统计项目的核算

目前，电网公司或发电企业越来越重视以工程项目或者其他统计项目来核算和管理物资，往往需要的是这样的数据信息：为工程购入了多少物资、该工程领用了多少物资以及工程竣工后剩余了多少物资。当然，能清晰地查看到某个物资具体流向，同样是非常重要的。尽管企业本身有着良好的物资管理制度，但是，像一个比较大型的工程涉及到的物资种类成百上千，物资的计划采购和出入库业务十分频繁，如何有效地利用统计项目对企业物资进行核算和管理，是企业面临的一大难题。

4         应用价值

“操作方便，设置灵活，功能全面，实施快捷”是本系统设计和研发的宗旨，同时也是系统的鲜明特点。

4.1     操作方便

多窗体操作：系统支持多窗体操作，窗体之间可以进行任意的跳转，窗体内容会根据操作情况自动更新，以保证数据的实时与准确；

全键盘操作：系统为常用按钮和菜单功能设置了快捷键，用户可以通过键盘操作完成日常的单据处理工作；

实时库存提示：在录入单据时，系统实时显示单据物资的库存数量、库存金额及物资相关信息，以方便用户随时掌握物资的变动情况；

查询条件保存：对于常用的查询操作，可以保存查询条件，并在再次进行同样的查询操作时载入查询条件，以减少用户的重复操作；

友好的报表设计界面：可以轻松设置任意格式的汇总年报、月报、季报、快报等；可以按照不同的统计口径从物资数据库中进行取数设置，同时可以进行公式运算、整行或整列运算，方便用户快速、高效的设置符合需求的报表；

待处理单据管理：便于用户随时了解自己所需处理的单据情况。

4.2     设置灵活

系统提供仓库、物资和多种统计项目的分类设置功能，用户可以根据需要对仓库、物资和统计项目设置多个层次和多个分类，达到纵向和横向的分类拓展，使得查询更为快捷、直观，同时便于统计核算和报表取数；

系统提供了严格而灵活的单据审批控制功能，通过定义单据的签字审批流程，可以实现对单据流转的控制；

系统支持定额管理，用户可以选择多个统计项目进行跨年度、跨月份的定额管理设置，以便于对物资进行事前的成本控制；

系统通过“单据设计器”工具来实现对单据的设置处理，该工具给用户提供了一个直观的单据设置界面，用户不仅可以灵活地设置单据表头项目的内容和位置，还可以设置单据明细项目的内容和顺序。

4.3     功能全面

完善、精确的用户权限管理：可以设置操作员功能权限；可以对单据、统计项目的访问权限进行控制；可以授权修改或查询其他用户的单据；可以对仓库分类或物资分类的新增、删除、修改操作权限进行精确的控制；

丰富的计价方法：系统提供了计划价格法、移动加权平均法、先进先出法、批次计价法等多种计价方法，用户可以根据企业的需要选择合适的计价方法；

合同付款登记：可以实时监控合同付款情况；

完善的账本分析：系统提供了多口径的账本查询功能，并实现了账本至单据的穿透查询，使得账本数据来源一目了然。

4.4     实施快捷

系统内置了常用单据模板，如入库单、出库单，在模板的设置上充分考虑了其普遍适应性，以尽量节约实施过程中在设置模板环节所占用的时间。

系统已经编制了部分基本分析报表模板，企业对物资分析的侧重各有不同，因此在物资分析报表编制方面的要求也是各有千秋，系统提供了一些基本的分析报表模板，如月末物资库存分析、本月入库物资结构分析等。

5         整体架构

《远光物流管理综合信息解决方案（2006版）》的整体业务模型充分考虑了“操作方便，设置灵活，功能全面，实施快捷”的设计原则，具有快速部署、实时反映、业务针对性强、易于扩展等鲜明特点。

通过分析我国电网公司和发电企业物流管理的现状和管理的难点，我们规划整个业务模型分成“仓库管理”、“计划和采购”、“报表管理”、“市场信息”和“财务接口”五大业务部分。“仓库管理”是对企业物资流转的中间关键环节，即物资流入仓库到流出仓库这段时间区域的管理，包括编辑仓库、物资和管理项目的信息，进行单据的日常处理，根据市场变动对个别物资进行的调价处理，期末或者不定期进行的仓库盘点，期末的汇总和结账以及根据单据、批次和管理项目等多口径的查询操作。“计划和采购”是对企业物资流转的上游环节，即物资流入仓库之前的一系列活动的管理，包括物资需求申请，有利于企业根据内部需求进行合理的资源配置，更有利于企业在严格的采购审批制度下，有效地制定并执行物资的采购计划，使得最终的物资流入充分地满足现有需求，以保证企业物资的良性流转。“报表管理”是对日常业务处理结果的输出，包括单据打印模板和物资分析报表模板两部分，物资分析报表的数据来源可以是不同账套、不同时期的数据，同时分析报表复用率高，从而大大减少管理人员分析报表的编制工作量。“市场信息”作为计划与采购管理的有力补充，它对企业有关物资流转的招标、供应商以及采购价格进行了全面的分析、比较和监控，使得物资流入过程更为严谨与合理。“财务接口”实现企业的远光物资系统向远光账务管理系统的数据交互，从账务上反映企业的物资变动和库存情况，有利于企业财务管理人员对物资的监管。

技术架构

系统以通用的WINDOWS系列为运行环境，使用SQL Server数据库系统，设计并实现了多层结构技术，服务器端、应用层组件、客户端应用程序使用Delphi开发，应用OOD、UML、COM＋等技术设计实现。

6         系统功能介绍

6.1    总体功能

系统通过企业范围内库存物资、供应商信息的管理，实现企业内部资源的统一分配与有效流转；系统提供用户自行定义企业具体业务处理流程，以适应多种物资业务处理的需要；系统以企业各部门物资需求的申请为起点，通过“物资需求à综合平衡à采购计划à采购à入库à出库à盘点à调价à查询分析与生成报表”整个业务流程对企业的物资流转过程进行全面的信息化管理和严密的控制。

6.2    系统初始设置

系统可以根据企业对物资管理的需要，结合自身实际情况，设定管理物资的用户并分配权限，设置单据的显示格式、管理项目、单据的流转及单据的签字流程等。

6.2.1  单据设置

启用需要使用的单据格式，一种单据可以对应多种单据格式。系统提供可视化的单据录入界面设计，可以根据需要定义单据的表头项目和明细项目，同时，还可以对项目设置规则，如出库单的“领料单位”项目必须录入，以加强对出库物资的管理和核算。

6.2.2  签字流程设置

根据企业的物资管理制度规定，某些单据需要有多位相关人员对物资数量或金额的审批才予以确认生效。系统提供了单据签字流程功能，可以对不同单据设置不同的签字流程，并且控制签字用户修改数量的权限。

6.2.3  单据流转设置

以物资业务流程为基础，设置单据的流转方向和环节，对物资流入或流出企业的数量或价格进行控制和管理。

6.2.4  仓库初始设置

系统提供仓库、仓库物资和统计项目多层次的分类管理功能。

6.3    业务处理及流程

6.3.1  需求录入

根据物资领用需求，录入领用物资的申请单，并作为相关部门或工程的原始需求单据；

列入采购计划的物资是为了特定目的，而不能与已有的库存物资混合，则可以录入特殊申请单，其申请采购的数量不纳入综合平衡的范围；

系统能根据事先定制的需求单的审批流程处理各种情况的审批意向。

6.3.2  综合平衡

系统根据领用物资的申请单进行综合平衡，当然，不包括特殊申请单的数据，判断物资库存是否满足需求。系统中的综合平衡包括毛需求、库存量、库存已占用量、计划接收量、安全库存等多种因素对库存的平衡，使库存管理更合理、更科学，从而最大限度地减少企业资金在物资库存方面的占用，提高了企业资金的周转效率。

为管理在物资流入过程中的单据流转，系统在单据流转初始设置时一般以综合平衡环节为起点。

6.3.3  物资采购

物资采购功能完成采购单的确认和输入工作，物资采购单可以分为计划采购单和直接采购单；

对于耗用量比较平均、采购周期比较明显的物资，系统通过编制采购周期，计算周期内物资的需求，生成计划采购单；

系统提供多种计划周期供选择，如日、周、旬、月、季、年等；

对于需求相对离散、耗用量波动比较大的物资采购需求，根据需采购物资的信息，录入直接采购单；

系统能根据初始设置的单据流转过程，控制单据在物资流入或流出的流转方向。

物资采购可以通过企业向物资供应商招标的形式和与供应商直接签订购货合同的形式实现，当然，招标成功之后，企业同样可以与供应商采用签订购货合同的形式，最终实现采购物资的入库。

招标采购

系统提供供货商信誉评估功能，帮助用户全面了解供货商，从而根据系统反映的供货商信息制订企业的相应采购策略，选择信誉良好的供货商；

系统的企业招标信息管理功能便于用户随时查询企业物资招标情况，同时，用户可以对供货价格进行综合的比较；

在录入投标供货商的报价单和询价单之后，系统可以生成相应的价格曲线，为用户分析价格走向、选择最佳采购供应商提供参考。

购货合同

录入合同信息，对各个采购合同进行系统的管理，并与招标相关联，相互反映供应商的价格变动。

系统提供管理采购合同的付款情况的功能。

按合同采购的物资需要经过验收的环节，系统提供录入验收单的方式，已采购的物资区分合格物资与不合格物资，不合格物资将不允许入库。

6.3.4  物资出入库

系统提供按照入库单进行出库的功能。计划采购的物资往往是用来满足某个部门的维护或生产需求的。因此，此次入库的物资大部分是一次性或分批被部门领用。按入库单出库的功能很好地处理了这类业务以及类似的业务。

系统提供物资套件管理，把多个单独的物资组合成一个物资套件，以套件形式出入库，按照套件进行查询。

系统能根据事先定制的出入库单的审批流程处理各种情况的审批意向。

同样系统能按照初始设置时定制的单据流转过程，实现单据在物资的计划采购与入库环节的合理流转，达到有效控制物资按需出入库的目的。

企业日常的物资出入库业务所涉及到的数据可以反馈到计划申请单、采购单和订购合同中，用户可以参照这些数据，调整企业的相关物资采购计划，实现按申请需求领料出库，有计划地订购入库，从而真正实现有效的、科学的库存管理和成本管理。

6.3.5  盘点

系统根据相关人员输入的实盘数量与账面数量的差额及物料信息的盘点误差率自动计算出物料的盘盈或盘亏数量，并根据事先设置的盘点单据类型自动生成相关单据。

6.3.6  调价

在计价方式中，如果企业选择采用的是计划价格，由于市场变化的原因，需要对计划价格的偏差进行人为的调整，系统允许相关人员通过录入调价单的方式，定期或者不定期调整计划价格。调价除了同时会调整控制属性的计划价格，系统还会调整涉及到的物资的计划价格。

6.3.7  调拨

调拨是指物资在不同仓库之间的移动。操作员录入调拨单，可以将一个仓库的任意物资转移到其他任意一个仓库，如果接受物资的仓库没有此物资品种，系统会提示用户在增加该物资品种再进行调拨。仓库之间的物资移动可以看作是各仓库之间发生了出入库的业务，这些业务的发生可生成相关单据。

6.3.8  自动生成凭证

在进行物资业务的管理流程中，根据需要可以自定义转账凭证和单据，对日常出入库业务处理进行单据的汇总结转。

生产部门管理人员、财务材料核算人员可以参与到出入库流程中，出入库单据可以自动生成远光核算系统中的账务凭证，实现物资业务数据与财务数据的一体化。

6.4    业务信息输出

6.4.1  穿透查询

系统在物资单据查询、物资库存查询和物资账查询中结合了穿透查询的功能，可以从物资库存查询结果到物资明细账再到单据记录，实现从查询结果到单据的层层穿透，使数据的构成与来源一目了然。

6.4.2  库存查询

库存查询可以查询到某个仓库的某个物资的库存情况；同时，在查询多个仓库的所有物资时，可以按仓库或者其他项目分组并计算其分组合计；对当期没有发生出入库业务或者无期初库存的物资信息，可以进行有效的过滤。

批次库存查询可以查询某一仓库中所有的物资的批次分配及库存情况，显示该仓库的物资是否已分批次或者是那个批次的物资。系统根据相关人员输入的查询条件，如时间段、仓库，输出物料在该时间段内的批次号、出入库数量、单价及该批次的结存数量。

6.4.3  签字查询

签字查询可以查看单据的签字流转情况，可以查询属于某签字岗位的用户的详细签字情况，包括已经签字和没有签字的单据信息，当然，签字状态查询的前提是企业已经设置单据的签字审批流程。

6.4.4  统计项目查询

仓库物资需要按照统计项目进行核算与管理，了解工程项目的领料情况和为工程项目而进行的采购物资的情况；在统计项目查询中，系统支持多个统计项目的综合查询。企业相关人员可以通过不同的角度，选择不同的统计口径提取出需要的信息。

6.4.5  ABC分析

ABC分析功能提供按重要物资、一般物资、次要物资三种方式对物资进行查询、分析和管理。

ABC分析提供按消耗分析和按储备分析两种，按消耗分析：按出库金额过滤出A类、B类、C类物资，A类，数量少而金额大的物资，属于重要物资；B类，一般物资；C类，数量大而金额小的物资。按储备分析：按入库金额过滤出A类、B类、C类物资。

6.4.6  库龄分析

库龄分析功能提供库存帐龄分析表，同时可以图表形式显示库龄分析结果，反映物资在各仓库中的存储时间。

6.4.7  预警分析

通过对各种物资当前库存量和安全库存量的对比分析，对超过或低于安全库存量的物资进行报警，并可查询当前库存量等于或大于安全库存量的物资。

6.4.8  分析报表

系统可以将来自不同单位、不同报表的数据组织起来，用特定的格式编制分析专用表格，从而大大减少了管理人员分析报表的编制工作量。